Europäischer Transparenzkodex (ETK)

Der Europäische Transparenzkodex ist am 28. März 2011 vom Europäischen Spendensiegel verabschiedet worden. Etwaige Änderungen und Ergänzungen werden zur Diskussion gestellt und in der Fachkommission Europäischer Transparenzkodex erarbeitet. Der Europäische Transparenzkodex ist fester Bestandteil der Siegelvergabe des Europäischen Spendensiegels und muss von den um das Siegel anfragenden Organisationen anerkannt werden.

A) Anforderungen an Aufbau- und Ablauforganisation
Die Leitungsaufgaben, die Verantwortungsbereiche und die Entscheidungsbefugnisse der verantwortlichen Personen sind eindeutig und klar zu beschreiben. Außer der Satzung kann eine Geschäftsordnung weitere Verfahrensrichtlinien näher ausführen. Der Vorstand und die Geschäftsführung informieren die Mitgliederversammlung und, soweit vorhanden, das Aufsichtsorgan umfassend und regelmäßig über alle Problematiken in Bezug auf Strategien, Geschäftsentwicklungen, Planungen und über etwaige Risikofaktoren. Die Leitungsverantwortlichen sollen ein angemessenes Risikokontrollsystem schaffen. Die angesprochenen Gremien verpflichten sich, effizient, verantwortungsbewusst und fachkompetent zu handeln. Arbeitsdelegierung erfolgt im Rahmen der Erfahrungen und der Kompetenz der ausführenden Persönlichkeiten.

B) Ordnungsgemäße Mittelverwendung
Die Mittelverwendung orientiert sich am Satzungsziel; Verschwendung und Korruption sind zu verhindern. Die Organe der Siegelträger sollten Interessenkonflikte vermeiden. Bei bestehenden Interessenkonflikten sind diese im Rahmen fairer Berichterstattung offen zu legen. Die Regelungen des deutschen Vereinsrechts sollten Orientierungsrichtlinie der Siegelträger sein. Siegelträger, die in differenter Rechtsform als der des eingetragenen Vereins agieren, mögen sich ebenfalls die Richtlinien des deutschen Vereinsrechts im Rahmen ihrer Arbeit zu Eigen machen. Bei den abweichenden Körperschaften werden stellvertretend zu den Aufgaben der Mitgliederversammlungen die satzungsgemäßen Organe in die Rechenschaft des Handelns einbezogen.

C) Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung ist grundsätzlich vorgebend! Sie entscheidet über Satzungsänderungen und beschließt die Satzung an sich. Die Mitgliederversammlung wählt den Kassenprüfer. Sie sollte zumindest im Jahr einmal zusammenfinden. Mitgliedsbeiträge sind im Rahmen der Mitgliederversammlung festzulegen. Der Vorstand bzw. das ersetzende Leitungsorgan arbeiten in eigener Verantwortung. Die Personenstärke sollte mindestens drei betragen. Ob ein Geschäftsführer und / oder ein Schatzmeister zum Einsatz kommen, entscheidet die Mitgliederversammlung. Ein hauptamtlicher Geschäftsführer sollte sozialversicherungspflichtig beschäftigt werden. Das stellen von Rechnungen für Geschäftsführungsleistungen sollte vermieden werden.

D) Rechenschaftslegung
Die Siegelträger unterliegen der Verpflichtung, umfassend, offen und wahrhaftig zu allen strukturell anfallenden Situationen Rechenschaft abzulegen. Die Öffentlichkeit und die Förderer der Organisationen müssen Einblick gewinnen können in die Themen Fundraising, Projektarbeit, Öffentlichkeitsinformation und Verwaltung. Siegelträger geben bereitwillig Auskunft und führen Dialog mit Förderern und sonstigen Interessierten. Nachfragen von Spendern, die der Information dienen, werden freundlich und prompt erledigt. Darüber hinaus sollte die Organisation Mitwirkungsmöglichkeiten und Mitwirkungsangeboten von dritter Seite nicht kritisch gegenüber stehen.
Siegelträger geben Gelder für Verwaltung sowie Werbung notwendig und sinnvoll aus. Die intelligente Verwendung dieser Mittel fördert gute Ergebnisse in den Bereichen Spendenwerbung und Transparenz. Siegelträger sollten in der Lage sein, Fundraising fachlich fundiert und professionell zu betreiben. Fundraising sollte in erster Linie glaubwürdig sein und bei der Wahl eventuell extern beauftragter Fundraiser einen wesentlichen Gesichtspunkt darstellen, eine seriöse und befriedigende Arbeit abzuliefern. Spendenbitten sollten unter dem Gesichtspunkt des Nutzen-Kostenfaktors erfolgen. Die Organisationen wissen, dass Fundraising ein angemessenes Budget zur Erhöhung von Spendenmitteln benötigt. Die Organisationsautonomie muss erhalten bleiben. Es liegt ausschließlich in der Verantwortung der Organisationen und ihrer Vertreter auf welche Art und Weise Spendenwerbung durchgeführt wird. Fundraisingmethoden müssen seriös sein.

E) Tätigkeitsbericht
Im Tätigkeitsbericht und / oder auf den Internetseiten der Organisation sollten durchgeführte Projekte und Aktivitäten und angewandte Methoden und Arbeitsweisen detailliert mitgeteilt werden. Alle Angaben sind vollständig auf der Homepage der jeweiligen Organisation zu veröffentlichen. Detaillierte Informationen über die Höhe der Bezahlung der Verantwortlichen sowie anfallende Summen aus der Zusammenarbeit mit Agenturen bzw. Beratern oder sonstigen externen Dienstleistern sind gegenüber dem Europäischen Spendensiegel offen zu legen. Die sonstigen Merkmale eines Tätigkeitsberichtes orientieren sich an den Anforderungen der zuständigen Finanzbehörden.

F) Verwaltungskosten
Siegelträger bemühen sich, ihre Verwaltungskosten und ihre Werbeausgaben in einem angemessenen Rahmen zu halten. Sie setzen die ihnen zur Verfügung stehenden anvertrauten Mittel nach den Richtlinien eines ordentlichen Kaufmanns ein. Kontrollmechanismen sollten durch den Schatzmeister eingeführt werden. Die Leitungsgremien verpflichten sich, sorgfältige Entscheidungsgrundlagen zur Durchführungsbasis zu gebrauchen. Die Bezahlung der Arbeitskräfte – auch der Entscheidungsträger – sollte in der Verhältnismäßigkeit mit den Einnahmen überdacht und festgelegt werden. Zu effizienten Erzielung des Organisationszweckes sind qualifizierte Mitarbeiter einzustellen. Die Vergütung der Mitarbeiter soll marktgerecht entsprechend den Verhältnissen in der freien Wirtschaft erfolgen.

G) Rechnungslegung
Der Umfang und die Art der Rechnungslegung sollten sich an den Bedürfnissen der Organisation orientieren. Insbesondere größere Organisationen sollten einen handelsrechtlichen Jahresabschluss erstellen. Siegelträger, die unabhängige Partnerorganisation unterstützen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass diese Organisationen den Bedürfnissen der Spender und Unterstützer Rechnung zu tragen haben.

H) Selbstverpflichtung bei Antragstellung
Der Antragsteller verpflichtet sich, den Europäischen Transparenzkodex anzuerkennen und einzuhalten.