Die Prüfkriterien

Unter Vorlage von:

• Angaben über Name, Rechtsform, Sitz, Anschrift, Zweck und Gründungsjahr der Organisation,
• aktueller Freistellungsbescheid (Anerkennung der gemeinnützigen, mildtätigen, kirchlichen Zwecke) und Bescheid des Amtsgerichts über die Eintragung im Vereinsregister (soweit vorhanden),
• aktuelle Satzung / Gesellschaftervertrag sowie weitere Dokumente, die darüber Auskunft geben welche Ziele / Zwecke die NPO verfolgt (Visionen, Leitbild, Förderkriterien und Werte),
• Jahresabschluss bzw. Einnahmen- und Ausgabenrechnung,
• aktueller Tätigkeitsbericht und gegebenenfalls weitere Unterlagen.

beziehen sich die Prüfungen / Prüfkriterien vor allem auf

a) die satzungsgemäße Verwendung der Zuwendungen
b) den Anteil an Werbe- und Verwaltungskosten
c) das interne Kontrollsystem
d) Transparenz
e) eine Zustimmung zur Selbstverpflichtung
f) die Finanz-und Handlungsbevollmächtigten
g) Prüfungen vor Ort.

A) Die satzungsgemäße Verwendung der Zuwendungen

• Angaben über den verantwortungsvollen und satzungsgemäßen Umgang mit Spendengeldern und der angemessenen Begrenzung der Werbe- und Verwaltungskosten,
• Verfügbarkeit und Aktualität der Berichterstattung,
• Jahresabschluss bzw. Einnahmen- und Ausgabenrechnung,
• Nichtfinanzielle Berichterstattung und
• • Informationen über zukünftige Sachverhalte.

Differenziertere Kriterien müssen auf Anfrage des Europäischen Spendensiegels vorgelegt werden.

B) Der Anteil an Werbe- und Verwaltungskosten

Das Europäische Spendensiegel gestattet Werbe- und Verwaltungsausgaben in der Höhe von bis zu 35% der gesamten jährlichen Sammlungseinnahmen. Entsprechend der deutschen Rechtsprechung gestattet das Europäische Spendensiegel in einer etwa höchstens drei-jährigen Aufbauphase die Höhe der Ausgaben für Werbe- und Verwaltungskosten in Höhe von 90%, wenn sich das zuständige Finanzamt damit schriftlich einverstanden erklärt hat.

C) Das interne Kontrollsystem

Das Europäische Spendensiegel prüft, ob die Non-Profit-Organisationen (NPOs) über ein angemessenes und funktionierendes internes Kontrollsystem verfügen.
Es muss sichergestellt werden, dass die Non-Profit-Organisationen (NPOs) betriebswirtschaftliche Kriterien im Umgang mit den ihnen anvertrauten Mitteln (z.B. Spenden, Mitgliedsbeiträge) anwenden. Ferner muss sichergestellt werden, dass die Mittel auch nur für den jeweiligen satzungsgemäßen Zeck der Non-Profit-Organisationen (NPOs) eingesetzt werden. Dabei steht im Mittelpunkt der Prüfung auch die Ausgestaltung der internen Regeln. Es handelt sich hierbei vor allem um eine Systemprüfung (Aufbauprüfung und Funktionsprüfung).
In Abhängigkeit von der Größe, Bedeutung und der Aktivitäten (z.B. Auslandsbeziehungen und Geldüberweisungen ins Ausland der Non-Profit-Organisationen (NPOs) werden auch Einzelfallprüfungen durchgeführt.

C.1 Ein Internes Kontrollsystem (IKS) besteht aus systematisch gestalteten organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen zur Einhaltung von Richtlinien sowie zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können.

C.2. Das Prinzip der Transparenz: Dieses Prinzip beinhaltet, dass für Prozesse Sollkonzepte etabliert sein müssen, die es außenstehenden Kontrollinstanzen ermöglichen zu beurteilen, inwieweit Beteiligte konform zu diesem Sollkonzept arbeiten (Soll- / Ist-Abgleich). Darüber hinaus wird die Erwartungshaltung der Organisationsleitung definiert.

C.3. Das Prinzip der Vier Augenkontrolle: Dieses Prinzip beinhaltet, dass in einem gut funktionierenden Kontrollsystem kein wesentlicher Vorgang ohne Kontrolle bleiben soll.

C. 4. Das Prinzip der Funktionstrennung: Dieses Prinzip beinhaltet, dass vollziehende (wie z.B. Durchführung von Einkäufen), verbuchende (z.B. Finanzbuchhaltung) und verwaltende (wie z.B. Lagerverwaltung) Tätigkeiten, die innerhalb eines Prozesses vorgenommen werden, nicht in einer Hand vereinigt sein sollen.

C. 5. Das Prinzip der Mindestinformation: Dieses Prinzip beinhaltet, dass für Mitarbeiter nur diejenigen Informationen verfügbar sein sollen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies bezieht sich vor allem auch auf den IT-Bereich (wie z.B. die Spenderdatenbank).

D) Transparenz
Die Transparenz wirtschaftlicher und inhaltlicher Tätigkeiten werden durch die Veröffentlichung auf den Internetseiten der Siegelträger sichergestellt.

E) Zustimmung zur Selbstverpflichtung
Die Selbstverpflichtung enthält u.a. Angaben über Mittelherkunft, Mittelverwendung, Personalstruktur und gesellschaftsrechtliche Kooperationen.

F) Die Finanz- und Handlungsbevollmächtigten
Die Integrität und Rechtschaffenheit der Finanz- und Handlungsbevollmächtigten werden gegebenenfalls anhand des polizeilichen Führungszeugnisses überprüft.

G) Prüfungen vor Ort
Gegebenenfalls werden Prüfungen vor Ort durchgeführt.